Giải mã cách quản lý kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Quản lý kho là quy trình quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Với số lượng hàng hóa lớn, đa dạng sản phẩm và mã hàng là một thách thức lớn đối với những người đảm nhiệm vị trí quản lý kho hàng. Điều cần thiết phải áp dụng các cách quản lý kho hiệu quả để quy trình vận hành xuyên suốt. Cùng TopERP tìm hiểu cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bài viết sau.

Quản lý kho là gì?


Quản lý kho là quy trình kiểm soát hàng hóa tại kho vận của doanh nghiệp, bao gồm các khâu: xuất-nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn, chuyển kho… Quản lý kho hiệu quả giúp rút ngắn thời gian, tăng hiệu suất làm việc, tối ưu tài chính cho doanh nghiệp.


Đối với các cửa hàng kinh doanh mô hình hộ gia đình có thể áp dụng các phần mềm quản lý kho miễn phí. Song đối với các công ty, doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lên đến hàng nghìn, hệ thống kho bãi rộng lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý kho vận là điều bắt buộc nhằm tối ưu hiệu quả công việc và chi phí cho doanh nghiệp.

4 sai lầm khiến quản lý kho thiếu hiệu quả

Sắp xếp hàng hóa trong kho vật tư không khoa học


Hàng hóa, vật tư trong kho thường có số lượng lớn, được đóng trong các thùng carton, xếp trên các kệ hàng cao. Nếu không áp dụng các cách quản lý kho hiệu quả, việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập-xuất kho hàng hóa tốn kém thời gian.

Khi sắp xếp hàng hóa khoa học, bạn có thể nhanh chóng tiếp cận hàng hóa theo quy tắc hàng bán chạy xếp gần cửa hoặc xếp vị trí thấp. Ngược lại, hàng ứ đọng xếp cao, dồn vào vị trí góc hoặc không ảnh hưởng quá nhiều đến công đoạn luân chuyển mặt hàng khác.


Khó tiến hành kiểm kê hàng hóa 


Kiểm kê hàng hóa thường xuyên theo định kỳ là yếu tố xác định số lượng và chất lượng hàng hóa tốt nhất. Đây là công đoạn quyết định đến kế hoạch sản xuất, nhập hàng, marketing phù hợp với tình hình kho hàng. Đồng thời, khâu kiểm kê hàng hóa kho giúp hàng hóa luân chuyển liên tục, giảm thiểu tình trạng hàng tồn nhiều, hỏng hóc, bào mòn, sản phẩm giảm giá trị hay tiến hành thanh lý không kịp thời.

Với kỹ thuật và công nghệ phát triển như hiện nay, việc kiểm đếm hàng hóa theo cách truyền thống như quản lý bằng sổ sách, giấy tờ khó có thể lưu trữ thông tin,  mất dữ liệu, khó truy xuất, tốn thời gian và nhân lực là điều tất yếu xảy đến. 

Không nắm được định mức hàng hóa tồn kho


Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa có trong kho để kịp thời cung ứng nhu cầu ngành hàng, đảm bảo hệ thống luân chuyển hàng hóa diễn ra xuyên suốt, tạo thành chuỗi cung ứng hiệu quả.

Duy trì hàng tồn kho nằm ở mức vừa phải. Việc chất hàng trong kho quá nhiều dẫn đến các vấn đề phát sinh như tăng chi phí thuê kho bãi, tăng phí nhân công bảo vệ hàng hóa, cạn kiệt dòng tiền của doanh nghiệp…

Ngược lại, nếu hàng hóa trong kho quá ít không đảm bảo đủ hàng cung ứng cho các trường hợp phát sinh. Dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. 

Chưa quản lý kho hiệu quả vì thiếu phần mềm


Việc kiểm đếm hàng hóa nếu không tiến hành trên các công cụ phần mềm quản lý kho hàng có thể dẫn đến chênh lệch, thông tin không được cập nhật chính xác. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và triển khai sai lệch với tình hình thực tế.

Đối với các doanh nghiệp lớn duy trì hai kho hàng trở lên, áp dụng công nghệ số và quy trình là cách quản lý kho hàng hiệu quả và thiết thực. Phần mềm quản lý kho hàng giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, chính xác, rút ngắn thời gian và nhân lực khâu tìm kiếm hàng hóa. Đây là cách tối ưu hóa chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.
Xem thêm: 10 Kỹ năng quản lý kho

3 cách quản lý kho hiệu quả 

Quản trị bằng kinh nghiệm quản lý kho


Quản lý kho bằng kinh nghiệm là phương pháp người quản lý nắm toàn bộ thông tin hàng hóa và vận hành kho bãi theo kinh nghiệm bản thân. Ưu điểm của phương thức này là người điều hành kho nắm chắc sản phẩm của đơn vị. Cách thức này phù hợp với mô hình kinh doanh hộ gia đình hoặc lượng hàng không quá lớn. 


Tuy nhiên cách quản lý kho bằng kinh nghiệm chứa nhiều bất cập. Các thông tin hàng hóa dễ bị nhầm lẫn, khó truy xuất dữ liệu khi cần thiết, không đảm bảo lưu động dòng vốn… Tóm lại, phương pháp quản lý thủ công này không được khuyến khích triển khai.

Quản lý kho vận bằng sổ sách và phần mềm đơn giản


Một số hộ kinh doanh hoặc công ty nhỏ áp dụng phương thức này. Cách quản lý kho hàng bằng sổ sách hoặc các phần mềm quản lý kho đơn giản excel khá tiện lợi và dễ sử dụng. 

Tuy nhiên điểm hạn chế của phương pháp này không ít. Các thông tin hàng hóa nhập thủ công bằng tay hoàn toàn, trích xuất dữ liệu có thể sai sót, thông tin hàng hóa không khớp với dữ liệu… Nhìn chung, đây không là cách thức quản trị kho vận hiệu quả cho doanh nghiệp.

Quản trị kho hàng bằng phần mềm quản lý kho - cách quản lý kho hàng hiệu quả nhất


Với sự phát triển công nghệ như hiện nay, áp dụng phần mềm quản lý kho hàng là phương pháp được nhiều doanh nghiệp đầu tư áp dụng. Các công cụ hỗ trợ người vận hành điều hướng, phân phối hàng hóa số lượng lớn chính xác; giảm thiểu nhầm lẫn, sai sót trong quá trình xuất-nhập hàng; cập nhật dữ liệu kho thường xuyên.

Quan trọng nhất, người dùng dễ dàng truy xuất dữ liệu ngay lập tức, nhận cảnh báo các loại hàng hóa sắp hết hạn, ngày/ giờ nhập hàng, số lượng hàng tồn… để thực hiện phương hướng triển khai phù hợp.



Trên đây là một số thông tin về Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết có thể cung cấp các thông tin hữu ích về cách quản trị kho vận đến bạn. Bạn có thể tìm thêm các kiến thức Odoo hữu ích khác tại TopERP. 
Tada Ly Nguyễn 28 tháng 6, 2021
Share this post
Tag
Lưu trữ
Cần bao nhiêu chi phí triển khai Odoo?
Trước khi triển khai Odoo, cần hiểu rõ cách thức vận hành cũng như những việc cần chuẩn bị. Trong đó, bước dự trù chi phí triển khai hệ thống là điều mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Vậy cần bao nhiêu chi phí triển khai Odoo? Các yếu tố nào ảnh hưởng đến chi phí triển khai? Theo dõi bài viết dưới đây để cùng tìm ra câu trả lời.
Chat with us
Call me back